金山から10階を見上げたら…

最強のiPhone/iPadのApp ：000 選び方　自分にとっての神アプリになるまでの課程

2011-06-06T12:23:00.002+09:00

GTDを紹介したから、いよいよ、App（iPhone/iPadのアプリ）を徐々に紹介しますね。

太田は結構人柱（進んでAppを実験する姿勢）を進んでやっていて、一応紹介するためじゃなくて、自分の為なんだけど･･･ね。大概同じ種類のAppを紹介記事等を見た上で、数種類同時にダウンロードして、同じように試した上で、ま、Appにトーナメントをさせるわけだ。長いときは一月とか二月とか使った上での判断になる。その上で、つまり、使った上で紹介をしたいと思っています。

また、いろいろな紹介サイトはあるんだけど、「本当に購入して使ったのか？？」ってのがたくさんある。下手すると、iTunesをコピペだけしたりしただけのものもたくさんあった。だから、購入しないとわからない･･･なんてことになった。太田は間違えなくある程度、使ってみた結果だけを書こうと思ってます。もちろんすべてを試すことは出来ないから、独断と偏見であることをお忘れ無く（笑）

先ず始めに、太田がAppを選ぶ基準は、基本的には参考にするけどApp Storeの「カスタマー評価、レビュー」は実は太田はあまり気にしていない。使ってみなきゃわからないから。

①操作がシンプルであるかどうか
つまり、タップ数が如何に少なくてすむか。マニュアル読まなきゃだめなものは×だし、直感でわからなきゃだめ。動きがもっさりするのも×。

②母艦（PC）とスムーズに同期出来るかどうか
しなくて良いものもあるんだけど、基本的に同期が出来た方が良いと思う。いずれ書くけど、母艦ではなくても、Cloud Appで同期出来ることも大切。バックアップの為でもある。

③デザインが優れていること（好みはあるが･･･）
もちろん太田的には･･･だから。

をポイントにしている。また、バグが無いAppはないと思った方が良い。だから、はじめはだめでも、長くつきあうと、アップデートされて、突然使いやすくなったりするし、その逆もある。そして、その後は･･･自分で得したと思わないものはすぐにiPhone/iPadから外す。

とかいろいろあるけど、時々で書きますね。でも、アプリの前に次は「iPhone/iPadを何故使いこなせないのか･･･ただの電話や箱になってしまうのか。」を書きます。

ＧTDという考え方･･･004 うまくつきあう

2011-04-18T20:18:00.001+09:00

最後に整理して見みましょう･･･

先ずは、何故やるのか、目的を外さないことです。
「スケジュール（時間軸）」と「すべきこと（やりたいことも含む）」をマッチングさせて、「今」処理しなければならないことに集中すること　です。仕事で言えば、ものすごくキャリアで差が着く部分の１つは実はこの部分だということを自覚すべきです。成果を上げられる人は、成果に対してきちんと時間を使っている。そうでない人はその逆です･･･（笑）もう少し言えば、売上を上げられる人と、そうでない人の差は何か･･･上げられる人は、上げるための時間をしっかりと使っている･･･そうでない穂とは逆ですね･･･特に時間の使い方が普通の人よりも３倍濃い場合、人生を３倍長く生きていることとそう、違いがないですよ。

また、人間ね、不思議な感覚を覚えるときがあってね･･･効率よく、詰めて仕事をしていると･･･気持ちいいんですよ（笑）経験した人は多くいるはずです。そう、気持ちいいんです。何か悩み事や、やりっ放しなことが頭に残っていると･･･あまり一日の終わりに、「今日も終わった！！」って気持ちになれないんです。これは、習慣の問題だと思いますね。

さて、太田流の実行のポイントは
①やっぱり、頭にあること、浮かんだことや、心配なこと･･･全て書き出すこと。全てです。そのために自分に合ったツールを使って下さい。
②よく使うもの程、上に来るようにする。アプリを使っている人、手帳の人と基本的には同じ。
③定期的に（1日、１週、１月）必ず、見直すこと。後ろの方に（手帳の方は）はっとするようなシートがあったりするかも（笑）逆もあるけどね･･･

で、やっぱり、成果を上げたければ自分の行動そのものをできる限り成果にむける習慣が必要で、ま、俗に言う「選択と集中」ですね。週を、月を振り返ったときに、いつも上にあるシートやいつもアプリのノートがいっぱいになるアクションって必ずあります。そのシート、ノートの書き込むことが成果を出すために必要なことだったのか･･･反省が必要ですよね。何度も何度も繰り返すと、必ず成果を上げるための行動パターンや具体的なアクションが目に見えてきます。

太田の考えでは、ツールは何使っても良いし、これじゃなきゃいけないってこともないです。初めはノートかなんかでやってみるといいかもしれません。その後、システム手帳や、iPhone、iPhone、ＰＣ等、使い勝手が良いものを選べばいいと思います。だらっと始めた方が良い（笑）とにかく、長く見て、「すべきこと」がきちんとこなせていて、「やりたいこと」ができる時間を確保できること、「できること」を増やすための時間を確保すること･･･そうなっていれば気持ちが良いはずです。
生真面目にやり過ぎると、案外うまくいきません。ゆったり、じっくりやればいいですよ。

ＧTDという考え方･･･003 見直し、実行

2011-04-13T22:01:00.001+09:00

さて、再度GTDのアクションを上げておきます。

１．収集
２．処理
３．整理
４．見直し
５．実行

今回はGTDの5つのアクションのうち、最後の「４．見直し」「５．実行」です。見直しとは何かと言うと、ン･･･見直すんです。（笑）いくつか見直す前にやっておくことがあります。１つめは、「inbox」の中を定期的にからにする･･･と言うこと。ま、1週間ぐらいでしょうね。2つ目は、タブごと見直して、やり残していること、期限が迫っているのに気がついていないこと･･･見落としがないかをチェックしておきます。ま、ずっとinbox」に入ったままになっている案件は、私なら捨てます（笑）本当に大切なものだったら、また、登録されるからね。

さて、いよいよ見直す際のポイントをいくつか上げておきますね･･･
先ずは、①個々まできちんとやっていることが前提だけど、いつも同じ様な案件、アクションに気づくことがある･･･これは、単純に言えば、怪我してるのに絆創膏を貼っているだけだから、毎回毎回同じことを繰り返してしまうんです。根本的に何故起こるのかを考えるきっかけにすべきです。

それから、②新しい案件、シートを何故上に、上に積んでいくことが大切なのか･･･がソロソロわかってくると思う。いつも上にあるシートやカテゴリーに出くわします。逆にそうじゃなくて、いつまでもほとんど空白のまま残っているシートもある･･･上にある案件が、今貴方にとって大切なこと･･･つまり優先順位が高い･･･と言うんです。もちろん、１００％じゃないですよ。大切なことを見落とすことだって有るかも知れない。でも、このやり方をしていれば、大概大切なこと、考えないといけないこと、空白が埋まって行ってしまう、案件、シートが優先順位が高いと気づくはずです。結果自然で良いんです。見直すのは、いつまでも空白なシートと、いつも出てくる似たような案件のシートに着目する･･･と言うことですね。

さらに見直しのことを言えば、③会社やお店で決められた目的や、目標があると思うんです。要は上げなければならない成果のことです。その成果を出すための案件、シートが上の方にあるときは、まあまあ上手く行っているはず･･･もちろん決められたアクションが、正しいとしてですが（笑）合致していない場合、必要な行動を取っていないことになります。ここも大切な見直しのポイントですね。

次に実行って何か･･･そう、見直した上で調整をして、また一週間なり、決められた期間をがんばろうって言うわけですが、実行のポイントは、実行している最中は迷わないこと。やりきることですね。よく「P.D.C.A」なんて聞いたことがあるでしょう？「プラン→行動→チェック→修正して行動」ってことです。あまりうまくいかなかったら、変えれば良いんです。結果が出るまでやりきることです。必ずしも上手く行くとは限りませんよ。結果とは、上手く行くときもあるし、行かないこともある。上手く行かなかったら、行動を変えれば良いんです。

成果を上げる確率が高い人と低い人の違いはこのあたりにあります。言い方を変えれば、成果を上げられる人とは、仮説を立て実践してみて、うまくいくように調整することをスピードをもってやる人ですね。結果を出すから、これはうまくいく、うまくいかないの経験を積めるんです。いつも中途半端だと、経験も積めないし、勘も働かないから、いつまでたっても、効率が悪いし、成果を上げられないんです。

ＧTDという考え方･･･002 処理、整理

2011-02-14T09:43:00.004+09:00

再度GTDと言う考えかたを書いておきましょう。

１．収集
２．処理
３．整理
４．見直し
５．実行

でした。今回は「２．処理」と「３．整理」です。ぜーんぶ書き出したとしましょう。「inbox」に入っているとしましょう。当然翌日にしなければならないアクションは、期日が入っているでしょうが、太田の場合、「inbox」に入れる時は大概は入ってないんです。「処理」「整理」はこの時点から始まります。処理って言うと分かりにくいかも知ませんが、シートをいつやるか「ジャッジ」する「仕分け」するなら分かりますかね？？すぐやるものは、ま、すぐやればいいですよね（笑）電話、メール等なんてのはそうですよね。すぐやるものは、そもそもシートにも書かないこともあるでしょうね。そして、すぐやる以外のものをどうやって、「２．処理」と「３．整理」をするかですね。太田の場合「inbox」に放りこんであるシートを、毎日（ま、一日10枚くらいだと思う。多いときでも30枚くらい）ジャッジし、仕分けるわけです。

・「Now」
処理中の仕事、今日が締め切りの仕事も
・「Ｎext」
今日、今すぐじゃ無いが処理しなきゃいけないシート
・「Fix」
今ではないが、いつやるか、始めるかが決まっているシート
・「Pending」
連絡待ち、預けた案件、未定の案件、
・「Someday」
いつかやりたいこと･･･夢や願望なんかもここに入れておく
・「Project」
いわゆるプロジェクト、いくつかのアクションが集合している

と分けるようにしてました。ま、これだけ･･･と言えばこれだけなんですけど･･･でも、溜めると大変なことが起こるんです（笑）想像が付くでしょう？？ですから、太田の場合、1週間を目安に、必ず「inbox」を仕分けてからにすることを習慣づけていました。

次に「３．整理」の進め方ですね。太田の場合、1週間という期間で結構仕分けていました。でも、月曜から日曜日という考え方ではないんです。今日が月曜日であれば、日曜日までですが、火曜日であれば月曜日まで･･･これが一週間なんです。先ず、仕事を始める前に、「Ｎext」～「Project」までを、ずっと俯瞰して、この1週間で成果を出さないといけないシートを「Now」に動かします。そして、その中で今日締め切りをとにかく上に。今日もしなければ（要は継続ってことです）ならないことはその後ろに･･･と並べ替えます。で、ひたすら、「Now」の処理に全力を上げる。

太田は1週間でしたが、nextdoorの会員の方の中には、「Now」の期間が 10日とか、半月とか、一月･･･って方も多くお見えになりました。サービス業の方のマネジメントの単位が一月と言う単位が多い体と思います。別に1週間でないといけない、一月でないといけないと言うことは無いですよ。一月単位の場合は、1週間つまりいつも7日先まで考えて仕事をする･･･必要はないです。一月で1日から30日までで考えればいいですよ。要は、自分合っていればいいんです。いろいろ試されるといいと思います。しかし、仕分けがきちんとしているから、今日集中すべきことに、集中できるんです。この「２．処理」と「３．整理」は大切です。

ＧTDという考え方･･･001 収集

2011-01-27T09:36:00.002+09:00

GTDと言う考えかたを紹介しました。

１．収集
２．処理
３．整理
４．見直し
５．実行

と言う手順だと書きましたよね。今回は１．収集です。収集のポイントは「頭の中に浮かんだもの（追いかけるべき仕事、覚えておくべき仕事、取りかかっている仕事等）はすべてはき出せ」そして「1カ所に集めろ」がポイントです。なーんだと言うぐらい簡単です。太田の場合どうやっていたのかと言えば、今はiPhoneのアプリにすべて、すべて打ち込んであります。このブログで紹介したツールは、「one to one note」「メモ帳」でしたね。

先ず一つ目、ブログの「すべきことが整理されるには･･･001：先ずメモ魔になる！！」をもう一度見て下さい。収集するには、とにかく「頭の中からはき出す」習慣が必要ですね。この癖が身につくのとあきらめてしまうのとは、生産性や成果を出せる出せないに大きな差が出てきます。

私の「next door」というセミナーも始めに、このことを習慣づけるまで続けます。実際は、「ポストイット」を使っても、「ボイスレコーダー」使ってもかまいません。「広告の裏」でも「仕様コピー用紙の裏」でもかまわない。小さく切って、クリップで留めておけばいい。とにかく、「はきだす」目標は、いつも頭の中が空になるまで･･･です。よく、「どこまで、はきだすのですか？」という質問がきます。私は「すべて！と言いませんでした？」と答えるだけです。「妄想もですか？」なんて、いやらしい質問をしてくる方もみえるのですが（笑）「ためておけば、小説がかけますよ」と言っています。書きたければ書けばいいと思います。ただし、人には見せられないですけどね（笑）ま、このブログの領域は「仕事」「プライベート」ぐらいまで言及したいと思いますが･･･

次に、「1カ所に集めろ」です。ま、人によって呼び名が違います。「inbox」「バスット」整理箱」･･･当様々です。私は、「inbox」にしています。メモしたものは先ず「one to one note」にその日のうちか、翌日の朝に転記します。そして、システム手帳のタブ「inbox」に上に積んでいきます。たったこれだけ。これが大切です。「one to one note」の束が出来てくるはずです。その束の空白の部分を埋めていくことが貴方が（貴女も･･･女性の読者が結構いることがわかった）処理しなければならない仕事、成果を上げなければならない仕事なんです。ここに全部有ると言うことが大切ですね。

太田の場合プライベートも仕事もごちゃ混ぜにしています。「inbox:w」（仕事）と「inbox:p」（プライベート）と分けてもかまいません。私の場合、家族もプライベートも仕事と同じように大切だから、区分けしない･･･というのが本音（笑）人それぞれでいいと思います。要はどの時間に考える、処理する、実行する･･･なのでどうやってもかまいませんよ。

そして、処理の最後ですが･･･これも、太田の場合ですが、1週間でからにするように心がけています。２．処理、３．整理のところで詳しく書きますが、1週間たって、整理が付かないものは･･･「妄想」かも知れないですね･･･（笑）破棄しています。この、からになったときに、少し快感を覚えたりするんですよ。はじめの頃は･･･（笑）なんか、すっきりしたって気分になるんです。このことって、デビット・アレンのいう、ストレスから解放される･･･感覚に近いのかも･･･と思います。もちろんからにするときには、２．処理、３．整理済みですから･･･

ＧTDという考え方･･･000 概略

2011-01-19T10:57:00.005+09:00

さて、本当はここでいよいよ手帳の運用方法･･･（というか、使い方だよな）に移るところだけど、その前に書いておきたいことがある。実は、今だから話せることがある。このことを先に書いておかないと、使い方もアプリの紹介もままならない･･･

自分には理にかなっているやり方をしてきたつもりでした。頭の中のことがすべて、目の前にある状態。すべて書き出してある状態。手帳を前から毎日順番に見ればやることがすぐにわかる状態。そして必要なシートを手帳から抜き出して、その日の優先順位、劣後順位を付けながら（といってもそんなに重視はしていないが）業務をこなしていた･･･と。

あるとき、といっても約10年くらい前だと思う。ある勉強好きな（笑）友人から、
「太田がやってることって、GTDだよな･･･」
と誇らしげに語られた。
「なんだ？？車の種類か？？いやいや、俺のは悩んだ末のオリジナルだぞ！！」
とやり合ったのを覚えている。

ウィキペディアによると
GTD（Getting Things Done）とは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン（David Allen）が提唱する。ハッカー文化の一つ。「ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。

心理的な負担を減らすことを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。個人の生産性を向上させることができるとされ、LifeHack（ライフハック）の1つである。

基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すものである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

とある。太田の言ってることと一緒じゃねーか･･･と。間違えなく、正真正銘のオリジナルだと思っていたんだけど、私よりずいぶん先に（笑）有名になった方がみえたというわけだ。「デビット・アレン」は、いやさんはＧＴＤの大家で、太田流的なやり方を、理論的にまとめてやり方もまとめられた方。で、急いで調べたら、ほぼ同じ･･･関連本も十冊程度読んだけど、さして目新しさはなし。その時は、そんな表現もあったのか･･･程度だった。

その当時から、自然の流れでそうなっていったので、あえてやっている的な感覚もなかった。また、生活の一部になってきていたので、改めて･･･という驚きはなく、むしろ、よくぞ太田流のやり方を、理論的にまとめてくれたものだ･･･ぐらいいしか思っていなかった。非常に傲慢です。（笑）またクライアントの方や、セミナー参加者の方にしか、話してこなかった。それぐらい、太田にとって、本当にごく当たり前なことだった。

ところがココへきて、働く人が業績に対してのプレッシャーがきつくなってきた。今までの働き方だとこなせない案件が積み重なってきて、頭の中がオーバーフローしている状況を、去年は何度も見てきた。つくづく、人がものを考える許容範囲は、
「一つ、二つ、もうたく「さん」･･･」
だなと思う。結局整理で出来ないだよね。

あとは、近頃いわゆる、「Hack」本が増えた。「○○Hack」とか元は「LifeHack」からきた言葉。アマゾンで調べてみた。多いのか少ないのかわからないが、400件以上もヒットする。ま、売れてるみたいなので、はやりと言えば、はやりだな･･･ま、でも太田は10年以上の年期が入ってるからね（くどいね～）

しかし、「GTD」の考え方は非常にわかりやすいので、少しずつ紹介していきます。ここは恩恵にあずかりたい。ポイントは5つと書いてあるからそのように説明しましょう。

１．収集
２．処理
３．整理
４．見直し
５．実行

だそうです。簡単に言ってしまえば、頭に浮かんだものをすべてを、すべてを（ここがポイント）書き出して、つまり、頭がからになるまで書き出して、いつやるか、どこでやるか、いつまでにやるかを決めて、たまに全体を見直して、実行し続けるってことなんだけどね。

しばらく、太田流と比較してみましょう。

すべきことが整理されるには･･･004：手帳にデータベースを作ってみる

2011-01-14T07:07:00.003+09:00

・データベースの目的は、すぐに参照できる状態に整理整頓しておくこと。特に2次利用（次も使える）できるルールだけで良いとは思う。ま、知恵の蓄積ですね。で、何度も使って見ることで、磨かれていくんですね。

・だけどすべてのシートをデータベース化する必要はない。連絡、報告は終われば、ためる必要も無いしね･･･

・手帳のタブは「Tag」という名前にしてある。終わったシートに「タグ」「ルール」を書き込んでカテゴリーごとにしまっておく。太田は大きく3つタブを使ってその中にいくつかの「Ｔips」に分けてあります。

・太田のセミナーでは、この1枚1枚のことを「Ｔips」（ルールの一つずつ）　と読んでたりする。Twitterに＃（ハッシュタグ）突きでアップしたもののほとんどは、ほとんど、「Ｔips」にあたる部分で、ほとんどが、このデータベースから引っ張り出している。

・太田の「Tag」のカテゴリーを書いておきます。
太田の3つの大きい「Tab」

・「マーケティングアイデア」：いわゆる販促系
細かい「Ｔips」
集客促進、販売促進、選択促進等々

・「マネジメントアイデア」：いわゆる人系
細かい「Ｔips」
コミュニケーション、理念クレドの運営、
サービス業の原理原則、仕事の意味、哲学等々

・「イノベーションアイデア」：変革系
細かい「Ｔips」
組織やチーム、顧客との関係性が変革を起こすようなアイデア等々

・例を書き出してみましょう。各「Tab」に必ず入っている、「magic number (マジックナンバー)３X」という「Ｔips」がある。太田がルール化する時、よく３の倍数（Ｘ）を使うから、そう読んでいる。その中のほんの一部を紹介

「コミュニケーション係数が平均３以上で、始めてマネジメントが効き始める」

「人の関係性は距離感×回数×鮮度の３つのかけ算で決まる　RI値（関係性係数）＝距離感×回数×鮮度」

「マネジメント上３つ以上のことを目標にすると上手くいかない。つまり部下には、３つ以内の指示にまとめる。」

「教育の基本は守破離の3ステップ。同じようにやらせ、アレンジさせ、オリジナルにさせる」

「集客案は３つのステップでまとめる　来店前×来店時×来店後」

「1.0までのマーケティングの基本は、顧客、スタッフ、経営者（オーナー）の３方良しから。」

「マーケティングプロセスの把握は「識別できた個客数」「見込み個客数」「顧客満足度の総合評価」の３つで良い。しかも感覚で良い。」

「チームマネジメントのプロセスの把握は、３つの「感謝」「同意」「賞賛」した、された回数の把握で良い。」

「何度も通ってくださる顧客は　慣れて、飽きて、離れるの３段階　QSCだけじゃない。」

「社員は業務に対して慣れて、だれて、離れるの3段階。慣れさせてはだめ。」

「人創りの基本は「報い」「讃え」「褒める」の3つだ。」

「来店された一人の個客を3人以上が顔と名前と好みを覚えてアプローチできると、客数は上がる」

「１人３０人の個客から、名前を覚えられると、客数は上がる」

「来店から３回以上同じポップ、アプローチを認知すると、出庫数が上がる。」

「お客様のメディアボックス内のデータベースには３つの席しかない。」

「新規のお客様に２１日以内に、３回以上アプローチできていれば、最来店率が高まる。」

「年間最低３回は顧客とコンタクトをとると、もしくはあると、休眠化しない。」

「同じカテゴリーの商品数、メニューは３つ以上内と認知されない」

等々・・・

・「Ｍagic Ｎumber３X」だけでもおそらくシート数は100以上はある。知恵は使わないと、ゴミになるので、出来る限り、クライアントに公表して、使っていただいて磨いてもらっています。そして、さらに磨かれたものに置き換えて行きます。

・ちょっと前まで「Evernote」に　今は「DEVONthink」というアプリケーションに格納してある。顧問契約されているクライアントには「dezie」というwebデータベースでいつでも閲覧できる様にしてある。当然iPhone/iPadですぐに参照できるようになっている。

・この「Tab」「Ｔips」については本当に人それぞれ･･･自分がどんな役割を担っているかで変わってきますよね。とにかく、ルール化してため込んでおくことが大切。ルールをため込んでいくと、自然と「Tab」「Ｔips」が出来てくるんです。

・とにかく、2次利用出来そうなシートは「Tab」「Ｔips」に放り込むことが大切ですね。

すべきことが整理されるには･･･003：まずはタブで仕分ける

2011-01-12T09:19:00.004+09:00

・先ず前回2回で、整理すべき、シートそのものは、どうやって出来るのか･･･生まれるのか･･･整理の前に、すべきことが浮かばない･･･いつもすべきことを目の前に置くためには･･･というところから話をしましたね。

・思いついたことをほぼ100％メモにする、one to one noteに転記する。そして、そのone to one noteに日誌的な、コメントを毎日入れる･･･そうすると、アクションの連鎖から自然とアクションが生まれてくる。

・とにかく、とにかく頭の中がすっきりするまで、要はすべきことがからになるまで、すべて書き出すつもりで、メモをとる、シートを作る。そしていよいよどんな整理をするのか･･･ですよ。

・ただね、言葉の意味も大切だね･･･
整理･･･仕分けることいるものと入らないものを分ける
整頓･･･あるべきものがあるべき場所に整然と収まること。
ま、手帳の場合整理された後の仕分けだね。

・つまり、一般的に手帳のシート（アクション）を整理するという場合、一所にあるシート（アクション）を分けて、仕分けるということになります。ちなみに特に整頓はお店や、工場では、定位置、定量、定方向のことを言います。

・整理整頓のポイントは、ＰＣなら、iPhone、iPadなら、複数の検索ワードで引っ張り出せるけど、手帳はそうはいかなかったりするからね。タブでしっかり分けておく。

太田の手帳のタブには
・「InBox」（何でも書いて放り込む場所）
・「Now」（処理中の仕事）
・「Ｎext」（今すぐじゃ無いが処理しなきゃいけないシート）
・「Fix」（今ではないが、いつやるか、始めるかが決まっているシート）
・「Pending」（未定の案件、いつかやる、考えるシート）
・「Project」（いわゆるプロジェクト）
・「Tag」（タグごとのデータベース）
の７つに分かれてた。

整理で大切なのは、このタブの作り方。

・「InBox」
とにかくぶち込んである（笑）どんな細かいことでも、1ページに1項目のone to one noteの原則に則って。で、これをいつやるのかによって、「Now」「Ｎext」「Fix」「Pending」「Project」に放り込む、ポイントは束になってる上。先入れ先出し。1週間に一回ぐらい必ずからにしないといけないですよ。

・「Now」
超整理法の野口教授のやり方と近いかもしれないんだけど、時系列でまとめるようにしている。「Now」のところが一番大切。よく使っているシートがいつも上に来るようにする。つまり、「成果を出さなきゃいけないシートほど上に来ている」ってこと。このことが大切。今、今日しなければならないこと。やり残したら、ずっと「Now」にとどまります。今日、ま、人によっては今週というスパンの方が良い場合もあるみたい。やってみるといい。今週にする場合は期限は当然週末になる（笑）

・「Ｎext」
ここのところは書いてある通りかな。今、今日（今週）すぐじゃ無いもの、けど次にしなきゃいけないものが入ってる。ま、明日（来週）以降と思ってもらったらいい。気になったら、上にしていく。日付が決まったら、「Now」か、下記の「Fix」かに移動。誰かに任せたり、連絡待ちのシートもここに入れておく。

・基本的には上の3つで事足りるんだけどね･･･決まってない、手を付けていないシートは、自然と下の方に行ってしまうからね。でも、整理が得意な人向けに、下二つを紹介します。

・「Fix」
ここも書いてある通りかな。特に締め切りが大事。ここは日付順に並べます。日付が近づいたら（太田の場合おおよそ1週間前だった）「Now」に移す。以前は、週間スケジュールのところに入れておいた。でも、それでも見落とすことが多かったので、やっぱり、タブを作りました。

・「Pending」
いつやるかが決まらないことってあるじゃない？でも、ポジティブな部分もある。将来やりたいこと。夢、欲しいもの等々もすべてここに入れておく。「Fix」は基本的には「Ｎext」の一部だしね。

・さて、もう一つ時系列とは少し違う仕分けをしたいものがある。今書いてきたのは、単独のシート。でも、仕事って、その、シート（アクション）だけで、終わるのはまれだから。

・「Project」
ある一定期間やり続けるもの、計画的に進めなきゃいけないもの、複数のシート（アクション）からなる大きなアクション。また、ルーティンのように、定期的一定の計画をたててやらなきゃいけないことも含みますそれはプライベートでも、仕事でも何でも。一番上に、シートの真ん中に大きい赤字で「X’mas ディナーの集客」とか、作っておく。シート（アクション）はその下に重ねていく。前回2枚しか紹介しなかったけど、7枚ぐらいありました。

・で、こんなものは、自分が使いやすい様にすりゃいいんだけど、整理出来たら、「Now」に集中するだけ。他ごとは考えない。そして、処理済みになったら、データベースか、スケジュールの裏（処理済みの日付）に入れておきます。ま、とるに足らないものは、捨てる場合もある（太田の場合年ごとの段ボールだけど）スケジュールは、太田は先は半年先まで。入れてあります。それ以降の（リフィールが発売されていない時期もあるので）スケジュールはone to one noteに記入後、「Pending」に入れておいた。

・いよいよ次回はデータベースね。少し予告をしておきます。分け方は人それぞれでもいいと思うけど、太田は、Tagのカテゴリーで処理済のシートを（プロジェクトは束にして）仕分けしてました。

すべきことが整理されるには･･･002：日記的なコメントは必ず付け、データベース化する！！

2011-01-09T11:44:00.010+09:00

さて前回に引き続き二点目これが結構やっかいかもな･･･私は、こうみえて（どう見えて？？）日誌的なものをつけてます。実は簡単なコメントだけなんだけど･･･（笑）でないと、続かないしね。今日あったこと、（電話の相手、内容やその日感じたこと）を必ず付けていた。その頃、太田は電車の中や、オフィスについたら、必ず、ノートの上から、順番に（おそらく1枚につき数十秒もかけていない）見ていって、コメントを入れて、必要なら新たなノートを作っていた。

画像はある会社の2009年の10月にX’mas ディナーの集客についての記録で 11月6日までに結論を出すように言われていて、数度打ち合わせをしたり、アイデアを書き込んだりしたサンプルです。

画像の赤字の部分にあたります。毎日、新しいノートが10枚ほどだったかな。書き加える時には、必ず赤字でコメントを入れていました。日記帳の様には書き込みません。必ず、ノートの中の何の部分に、何を感じたのかを書き込んでいました。必要なら、そこから、新たにノートを作ります。この場合、加藤君にフォローをしないといけないと思ったわけで、
その後新たにノートを作り、加藤君とその会社の社長とのやりとりを記録しました。

また、セミナー講演は、ビデオを撮っていれば、ビデオクリップを作るし、レポートを必ず作る。といってもスタッフの仕事なんだけど（笑）けど、これが一番スタッフは育ちます。何しろ、同じ言葉を共有できるようになるから･･･

ちょっと脱線するけど。社内の教育で初動段階で大切なことの中の一つは、使う言葉と意味を同じにすることです。人はものを考えるときには、言葉でします。だから、使う言葉が同じようになると、物事が伝わりやすくなります。ま、共通言語って言ったりします。それと同時に、イメージや感情を共有するんだけどね。これは、いつか･･･

太田自身は、このコメントの書き込みがすごく大切だった。このコメントの蓄積（反省、気づき）があったから、そしてノートがデータベース化していたから今があると入っても過言じゃない。

話がそれてそうで、実はそれてない。今何をすればよいのかが、思い浮かぶのはこの蓄積の経験がものを言う。身も蓋もないか･･･(笑）実は、計画が立てられない人に言っているのは、先ず先に（これ大事よ！！）

「何をしたか、感じたかの記録をとること。」

太田はこれがいかに大切かが、身にしみてわかってる。この積み重ねがあるのと、ないのとじゃ、スキルの差がものすごく出る。前に書いたけど、大げさに日記帳的なものを使っていたんじゃない。早い人は１ヶ月ぐらいで、成果がで始める。仕事の処理スピードが極端に上がるのが実感できるはず。要は、何らかの形で毎日（できれば）検証や反省をしてたりするわけです。

one to one ノート内で（空白内で）終わらない案件は実はそんなになかった。（もちろん資料を作らなきゃいけない時は、pcを使うけど）何しろ、サンプルのように、すぐに新たなノートに移っていくから･･･で、ノートには必ず書き込んでおくべきことが何点かあった･･･サンプルの画像を見て欲しいのだけど

「★：タグ（カテゴリー）」
「！：ルール（決まったことや決めごと）」
「→：リソース（人）」
「？：イシュー（問題）」を書き込むようにしていた。

「★：タグ」
はこのノートはいったい何について書かれているのか･･･今後どんな時に役に立つのか･･･というカテゴリーです。
（複数あるときは、結構困った･･･結果ノートごとコピーしてたけどね。）

「！：ルール」
はこんな風にしたらうまくいく、逆に失敗する･･･をまとめるんです。

「？：イシュー」
は結果何の問題だったのか･･･をまとめておく

「→：リソース」
は誰に役に立つのかをまとめておく。共有する相手だよね。

もちろん備忘録的なものには、すべて書く必要はないし。打ち合わせ記録なんかもリソースだけになるかもしれない。
太田は打ち合わせの記録は、スケジュールの裏に貼り付けておいた。あのとき何しゃべったっけ･･･と思ったときに見ればいい。そこは「いい加減（良い加減）」にやればいい。

長いことコメントを付けているとわかることが何点かあるんです。

①人はいつも同じ悩みを持つし、同じ行動をしてしまう。
②人は結構同じ失敗を繰り返す。
③うまくいっていたことがうまくいかなくなることが出てくる。
その逆もある。

何回も何回も、同じことで悩むことが出てきたり、自然と同じ行動をとってしまうんだよね。要はね、すべきことが頭に浮かぶようにするには･･･この積み重ねをするんです。それをデータベース的にしておくんです。で、何かをしようとする時には、参照するんです。太田の手帳が異様に厚いのは、そのためです。

「あのとき何したっけ･･･」
「あのとき何がうまくいったっけ･･･」
「あのときの問題は何だったんだっけ･･･」

を太田は定期的に参照してたんです。今度はいよいよ整理の仕方、データベース化について書きます。

すべきことが整理されるには･･･001 先ずメモ魔になる！！

2011-01-06T12:34:00.003+09:00

手帳の使いかたをまとめて書きました。
一つは、スケジューリングが大切。
空き時間を探すために書くのだということ。
二つ目、一つのページに1つの項目しか書かない。
空白を埋めることそのものが仕事
（別にプライベートのことでもかまわないよ）

で、いつも聞かれることがある
どうやってすべきことが理路整然と頭に浮かぶのか（笑）

これって、結構大事なことらしい･･･
今更感はあるけど、重要な問題だよね。

太田はどうしているのかを2回に分けて書きます。
もしくは、どうやったら、
すべきことがすぐに頭に浮かんでくるのか･･･

前提条件が二つあって、
一つ目はメモ魔になること。
下は当時使っていたメモ。
相当使い込んだ。

とにかく頭に浮かんだことはどんなことでも、
（仕事でも、プライベートでも、何でも）
とにかくメモをとっておく。
この癖がないと、まずいわな･･･

もちろん、one to one ノートに
直接書き込めるのが一番良いんだけど、
状況がそうじゃない場合だってある。

そこで、太田は何を使っていたか･･･
ちなみに今はすべてiPhoneのアプリ使ってるけど。

当時はメモを使ってた（当たり前だよな）。
一番好きだったのは、RHODIAっていうメモパッド
何しろ書き味が良い･･･本当にいい。
モレスキンも使ってたけど、切り離したり
使い捨てにするには高すぎる（笑）

そして、専用の革のケースというか、カバー。
ペンはLAMYのメモ用ボールペン。

当時のグッズも紹介しておきますね。

そして、とにかく書き殴る。

で、もう一つ秘密兵器（ってほどじゃないが）
タックシールがある。

このタックシールの大きさは、
one to one　ノートの真ん中に収まるようなものを
そしてカバーに収まるように
切り離して入れてある。

右の真ん中は、半透明のポストイット。
下がみえるというのがみそだね。

余裕があるときは、このタックシールに書いておく。
で、後で、one to one　ノートにはるだけ。
簡単でしょ？？

とにかくメモ魔になってみたら？？
すぐに効果出るよ。

メモしたんだけど、そのメモがなくなった･･･
なんてならないようにね。

手帳の使い方を変えよう。

2011-01-04T10:04:00.004+09:00

太田の場合週３０時間を如何に、マネジメントするのかが大切だと書きましたよね。とにかく手帳のスケジュールは、忘れないように記録を書き留めるのではなくて空き時間が何処にあるかを整理するために使うと書きました。

少しの時間でも仕事ができる様にするには、
・何をするのかが決められていること。
・優先順位がつけられていること。
でしたね。  私が、何故この手帳の使い方をしていたのか…

太田の手帳は、びっくりされることが多い。何故、そうなの？ってね。逆に何故そうじゃないのって、聞きたくなるんだけどね（笑）

自分の手帳の中身は２種類しかなかった。 「one to one note 」
(太田オリジナル機能別リフィールを販売してますよ。でも宣伝じゃないから） とスケジュールだけ。後はPCの中に入ってるから必要なし。

写真はone to one noteだけど、字が汚いから、アップは勘弁してね！！以前の処理済みの物を広げてみた。基本的には、一つの案件について、１ページに１件。アポイントや、連絡等の忘記録的なものも含めて決して、続けて書いたりはしない。

ノートに日付を入れて、埋めていくようには書いてはいない。 そして、システム手帳。 それは、優先順位の高い案件をいつも前に入れておきたいから。

何故そうしているか？ 前はびっしり、続けて書いていたんだけど、  １日経って書き加えたいことがあっても、 次のことが書いてあるから書き加えられないと新たに書く。それが続くとどうなるか…どこに何が書いてあるのかもわからない。関連性も消え失せるから、再度転記し直す…時間がもったいない。  

真ん中に一つ案件を書き入れると、相当の余白ができます。
ある意味、
「その余白を埋めることが、仕事なんだ」
と考えているからです。  
手帳に書き込む対象は、仕事のことばかりじゃない。 
・気になっていること 
・プライベートのこと 
・勉強しなければいないこと
等々 様々なことをカテゴリーに分けて書き込みます。

結果、iPhone/iPadが無かった当時は
空いた時間を直ぐ使おうとすると、 手帳が一番だったと思う。

いつか…iPhone/iPadのソフトウェアーを作ってやろうと目論んでいるけど （絶対売れると思う。私はこのやり方で、相当効率が上がったしね。誰か一緒に作るの組んでくれないかな…）   うまい時間の使い方をすると、頭が活性化するから、間違えなく、脳みそが進化する。頭が良くなるし、人生も仕事も充実する！！ ということだね。

そもそも何故手帳を使うのか…

2010-12-21T19:40:00.005+09:00

そもそも、何故手帳を使うのか…（特にスケジュールはね。）

・何かを思いついたり、忘れてはいけないからメモをする。 
（アイデア、外に行く時の持ち出すメモ、保存様のメモ）
・しなければならないことを書いておく。 
（直ぐやる、いつかやる、計画等）
・打ち合わせの詳細。

ぐらいじゃないの？

何故書くのかを考えると 

・忘れないため 
・頭の中を整理するため  だいたいこうだよね。

じゃ、太田は何の為に手帳を使っていたのか。 

・スケジュールを忘れるため。
・やるべきことを忘れるため。
・どんな短い時間でも、仕事ができる様にする為。  

だと思う。 
？？？ですか？ そもそも手帳に書くのは、忘れる為でしょ。
私はそう思ってる。
忘れないようにしようとすると、
いつもそのことが頭に浮かぶから PCで言えば、
メモリーが一杯で、動きが遅くなる状態のこと。
フリーズをおこす…

手帳の上で仕事ができないと、
太田的には手帳そのものの意味が無いなんて
その当時は考えていました。

先ず時間を確保するために手帳がいる。

2010-12-13T10:21:00.002+09:00

１２月は忙しい。というか、イベントが沢山あるよね。
忘年会もそのひとつだけど。今年は少なめにしたつもりでも、
まだ、忘年会をはしごしないといけなくなることが何日かある。

１２月日本人はどうして（師走と言われるけど）気忙しいのでしょう？
翌月に回せることもあるのにね…
節目を大切にしてきた、昔の人からの習慣だろうな…

さて、時間の使い方について…
忙しい（気がね…）１２月にぴったりの話題。

時間の使い方にそもそも私がくどくど言うのは、
上手な仕事術の基本だからです。
業績アップのための仕事術ってとらえて構わないけど、
ま、順番に書きこんでいこうと思います。

その第一弾は「時間」の確保の基本です。
今は、iPhone/iPad使ってるから手帳は全く使わなくなったけど、
今も手帳使ってる人もいるだろうから、手帳を使っていた頃ことを書きます。
iPhone/iPadに変わった今も方法は同じです。
使っているApp（アプリ）と使い方も今後は紹介しますね。

さて私の普段のスケジュール。

５：００　　夜が遅かろうが、ほぼ５時前に目覚める。
５：１０　　シャワーを浴びて目を覚ます。
５：３０　　食事をしながら新聞を読む。
読むというか、見る。気になるところは、
デジカメに撮っておく。
この間、妻と、色んな話をする。
５：４５　　家を出る、駅に向かう。妻と色んな話を続ける。
６：０３　　大垣行き　普通電車の前から３両目、
右前扉の前から３つ目の座席の右側に座る夏は左側。
気になる本を読むか、デジカメで撮った記事を読む。
または、x案件（緊急案件）の対処を手帳に書き込む。
６：４８　　金山駅に到着　officeへ向かう
６：５５　　月曜と、木曜はゴミを出す。PCを立ち上げる、
ルイボスティーを入れる。
７：００　　メールチェック　返信等　blog書き込み
当日のスケジュールと進行を確認
早朝ミーティングがある時はこの時間にスタート。
８：００　　手帳の優先順位の高い案件から処理をしていく
９：００　　早い時は　一回目の面談が始まる。遅ければ１０時
１１：００　手帳の優先順位の高い案件から処理をしていく。
ランチに行くのはクライアントがいる時だけ。
ほとんど仕事をしながらおにぎりを食べている。
１３：００　セミナーがある時はセミナーを開始　
または　２回目の面談
１６：００　セミナーの時は、今日何食べる？的な話ばかり…
セミナーでなければ　３回目の面談　
手帳の優先順位の高い案件から処理をしていく
１７：００　セミナーの時は、懇親会に出かけるか、
officeでプチパーティー　
１９：００　４回目の面談、自分主催の勉強会がある時は、
この時間にスタート
２０：００　懇親会終了。話し足りない時は、全日空ホテルの
３０階のスターゲイトいうバーでおしゃべり。
２１：００　４回目の面談終了。残務処理

その後は、飲み続けて、終電を無くして、
タクシーで帰ることもたまにはある。普段はこんな感じ。

家に着くと、遅い夕飯を食べるか、
気に入ったfoxのドラマを見ながら本を読むか、してるうちに、
日が変わり…寝ます。
そして、朝が始まる。

年に何十回かある講演があれば、その会場へ行くし、出張もする。
どうしても、現場に行かねばならない時は、行くし。

土日は、子供、学校関係他（PTA等、町内の役）、妻の用事がなければ、
平日と同じ…終日資料作成… かテーマにしている勉強か…
たまに休んで家族で外食をするか、妻と買い物、食事を一緒に作って食べる。

ほぼ年中このパターン。ほとんどルーティン化されている。

時間がない、時間がないと言ってる人がよくいるけど、
物理的な拘束時間って考えてみると、
私より忙しいというひとは今まで十数人しかで合ってない（笑）
太田的にはいわゆる平均的だと思っている。

なのに、皆さん時間がないとおっしゃる。
なぜ時間がないか…ゆくゆく話を聞くと時間が空いた時に、
やることが決まっていないから…
さて、何やろう…って悩むだけで、空き時間は直ぐに終わってしまう。
振り返ると時間がなかったと…

実はスケジュールで大切なのは、何時に仕事が入っているかではなくて、
どの時間が、空いているか…これが一番大切。

朝仕事が始まるまでの時間（早起きしろよ！！）
移動の時間、仕事と仕事の空いた時間。
仕事後の時間。これは、誰にでもあるでしょ。

電車で移動する人、車で移動する人それぞれだけど…

私の場合、ゆくゆく探していくと通常毎日数時間もある。
平日５日間だと１５時間程。忙しい時は、土日も仕事するから、
多い時は週に３０時間はある。

要はね、この週３０時間のマネジメントが一番大切。
月に２００時間強　一体何に使うかの勝負なわけさ。

だから空いた時間を見つけると、
直ぐに仕事ができる状態にしておかないといけないわけですよ。

手帳をそんな時間の使い方に対応させたのは、
いつでもどこでも、PCが無い時でもできるようにしておきたいから。

ま、今はiPhone/iPadがあるからいいんだけどね。

時間の使い方の始めは、
計画をたてるスケジューリングではなくて、
空いた時間をコントロールする為に必要なんです。

手帳と時間の使い方をHackしよう！！　
それには先ず時間を確保することから始める　ということです。

仕事の仕方を上手になろう！！様々な「Hack」の勧め

2010-12-11T15:01:00.004+09:00

昨日、店舗のマネージャー向けのセミナーをやっていたんだけど…

とりあえず、太田としては、こんな経済状況だし（笑）
鉄砲の弾（即効性があるアクション）をよく紹介するんだけど、
どうも、やりきれない方が多いことに気がついた。

というか…どうしてだろーと前から思ってたんだけど、やっと１つだけわかった！！

仕事の進め方が上手いとは言えない。

鉄砲の弾は持ったけど…鉄砲がない状態？？
こんな感じかな…

iPadやiPhoneを持ってる方は相当増えたし、
昨日は、全員iPadは持ってたりする…

ま、使いこなしてないこともあるし…
どう使ったらいいかわからないってこともあるんだろうな…

これは逆だよね。までも、同じことだと思う。

いわゆるスマートな仕事術が身に付いていない。
こういうのを、何年か前の言葉だとLife Hackって言うだろうね。

とにかく、効率が悪いし、頭が良くならない。
仕事の仕方って、よく考えたら誰から習うの？？
先輩？？
上司？？

メモの取り方
日々のルーティン、スケジュール管理
to do 仕分け
目標管理
…

自分はどうしたか…
どうやって身に付いて来たのか…

コンサルタントやってると、頭の中がごちゃごちゃするし、
一度に沢山の情報の処理もしなくちゃいけない…
様々な「Hack」の方法も身に付いた。

要は、自分のことを書けば役立つのかなって思ったから…
おもむろに始めちゃったよ。

コラムや執筆作業がちっとも進まんというのに…
何やってんだろ（笑）